Antes de elegir cómo gestionar el mantenimiento conviene comparar las opciones con los mismos criterios: quién registra y desde dónde, cómo se programan los preventivos, qué historial queda por activo, qué indicadores salen sin trabajo manual, cuánto cuesta en total y quién da soporte. Esta guía aplica esos criterios por igual a Excel, al ERP, al software a medida y a un GMAO especializado, sin listas de funciones ni promesas vacías, y dice también en qué casos Okron no es la mejor opción.
Una comparativa útil no enfrenta logotipos, sino los mismos criterios en cada opción: adopción del equipo, movilidad en campo, preventivos, trazabilidad, indicadores, coste total y soporte. Así se ve qué encaja de verdad.
Excel es barato pero frágil; el ERP integra la gestión pero no está pensado para el técnico; el software a medida se ajusta al detalle pero es caro y ata al proveedor. El GMAO especializa el mantenimiento con un coste predecible.
Frente a Okron, MaintainX, Fracttal o Infraspeak, aplica siempre los mismos criterios: usabilidad, idioma y soporte local, app móvil real, modelo de precios, importación de datos y propiedad de la información. Y pide una demo con tus casos.
| Criterio | Excel / hojas de cálculo | ERP (módulo de mantenimiento) | Software a medida | GMAO especializado |
|---|---|---|---|---|
| Enfoque principal | Cálculo y listas genéricas | Finanzas, compras y stock | El proceso que definas | Mantenimiento de activos |
| Puesta en marcha | Inmediata pero manual | Larga y con consultoría | Meses de desarrollo | Por fases, en semanas |
| Uso en campo (móvil) | Limitado y poco práctico | Suele ser secundario | Según lo que se programe | App pensada para técnicos |
| Preventivos automáticos | Recordatorios manuales | Según módulo y ajustes | A medida, con coste extra | Incluidos por fecha o uso |
| Trazabilidad e historial | Frágil y disperso | Bueno si se alimenta | El que se diseñe | Historial por activo nativo |
| Indicadores (MTTR, MTBF) | Manuales y propensos a error | Requieren configuración | A medida | Calculados desde los cierres |
| Coste inicial | Muy bajo | Alto: licencias y proyecto | Muy alto | Medio: suscripción más la puesta en marcha |
| Evolución y soporte | A cargo de quien lo creó | Dependiente del integrador | Dependencia del proveedor | Actualizaciones del fabricante |
| Riesgo principal | Errores y pérdida de datos | Complejidad y sobrecoste | Quedar atado a un desarrollo | Que el equipo no lo adopte en campo |
| Cuándo encaja | Pocos activos y una sola persona que registra | La prioridad es integrar mantenimiento con compras y finanzas | Un proceso tan singular que ninguna herramienta lo cubre | Varios técnicos, preventivos recurrentes o varios centros |
| Cuándo no encaja | Varios técnicos o preventivos recurrentes | El técnico tiene que registrar en planta, desde el móvil | No hay presupuesto ni equipo para mantener el desarrollo | Mantenimiento residual que lleva una sola persona |
| Criterio | Qué comprobar | Por qué importa |
|---|---|---|
| Facilidad de uso | Cuántos pasos para crear y cerrar una orden | Si el técnico no la usa, los datos no existen |
| Idioma y soporte | Interfaz, soporte y formación en tu idioma y zona horaria | Acelera la adopción y resuelve las incidencias del día a día |
| App móvil real | Trabajo en campo, fotos y uso con conexión limitada | El mantenimiento ocurre lejos del escritorio |
| Modelo de precios | Por usuario, por activo o por módulos, y qué incluye | Evita pagar por lo que no se usa y las sorpresas al crecer |
| Importación de datos | Carga de activos, ubicaciones, repuestos y planes | Reduce el coste de arranque y el trabajo duplicado |
| Configuración sin programar | Campos, estados y checklists ajustables por ti | Adaptarse a tus procesos sin depender del proveedor |
| Indicadores incluidos | MTTR, MTBF, cumplimiento y coste, ya calculados | Medir sin montar informes a mano |
| Integraciones | Conexión con ERP, IoT o lectores según lo necesites | Encajar en el resto de tus sistemas |
| Implantación | Quién acompaña y con qué plan de puesta en marcha | La mayoría de fracasos son de adopción, no técnicos |
| Propiedad de los datos | Exportación completa y condiciones de salida | Poder cambiar de herramienta sin quedar atrapado |
La licencia es solo una parte del coste. El total incluye la puesta en marcha, la migración de datos, la formación, las integraciones, el soporte y el tiempo interno dedicado. Una opción "barata" que el equipo no adopta acaba siendo la más cara, porque no evita ni una sola parada.
En Excel y en el software a medida el coste se desplaza al mantenimiento: cada cambio depende de una persona o de un proveedor. En el ERP suele concentrarse en la consultoría y la personalización. En un GMAO de suscripción el coste es más predecible, pero conviene revisar qué incluye el plan y cómo evoluciona al añadir usuarios, activos o centros.
La forma honesta de comparar es estimar el coste a tres años con el mismo alcance para cada opción y ponerlo frente al valor: menos paradas, más preventivos cumplidos y decisiones basadas en datos. Lo que importa no es el precio de entrada, sino el retorno sobre la operación.
Aplicar los mismos criterios a todas las opciones incluye a Okron. Estos son los casos en los que no encaja, o en los que otra opción encaja mejor.
Si no gestionas mantenimiento industrial. Okron está pensado para plantas productivas: alimentación, automoción, farmacia, metalurgia, logística y otros sectores industriales. Para el mantenimiento de edificios, hospitales, centros educativos, hoteles o comercios encaja mejor una herramienta diseñada para ese entorno.
Si necesitas comparar con un precio publicado. Okron cobra por usuarios y módulos, sin coste por número de activos, pero el importe se da por presupuesto. Si tu proceso de compra exige una tarifa pública antes de hablar con el proveedor, no la vas a encontrar.
Si tu política de sistemas exige una app nativa instalada desde Google Play o App Store. El acceso móvil de Okron es web: funciona sin conexión, pero no se descarga de una tienda de aplicaciones.
Si necesitas soporte en otro idioma. La interfaz está en español, catalán e inglés, pero el soporte se presta en español y desde España.
Si tienes muy pocos activos y una sola persona registra. Ahí una hoja de cálculo ordenada puede bastar durante un tiempo y ningún GMAO, tampoco Okron, compensa todavía su coste.
Esta página sirve para elegir con criterios. Si el punto de partida es un GMAO que el equipo no usa, la pregunta es otra: qué opciones hay para sustituirlo y cómo migrar sin frenar la operación. Está desarrollado en qué hacer cuando tu GMAO actual se queda corto.
No hay uno que sea el mejor para todos. El adecuado es el que cumple mejor tus criterios: quién va a registrar y desde dónde, cuántos activos y centros gestionas, cómo se migran tus datos, qué soporte necesitas y cómo se factura. Por eso esta página no ordena marcas: aplica los mismos criterios a cada opción, incluido Okron, y dice en qué casos Okron no encaja.
Para muy pocos activos y una sola persona puede servir al principio. El problema aparece al crecer: sin trazabilidad fiable, sin avisos automáticos, sin acceso desde el móvil y con un riesgo alto de errores y pérdida de datos. En cuanto hay varios técnicos o preventivos recurrentes, una hoja de cálculo se queda corta.
Depende de tu prioridad. El ERP destaca en finanzas, compras y stock, y su integración es su gran ventaja. Pero suele estar pensado desde la gestión, no desde el técnico: la usabilidad en campo y la movilidad son más limitadas y a menudo requiere personalización. Muchas empresas combinan el ERP con un GMAO conectado.
Solo cuando tu proceso es tan singular que ninguna herramienta del mercado encaja, algo poco frecuente en mantenimiento. A cambio asumes un coste alto, meses de desarrollo, dependencia del proveedor y un mantenimiento evolutivo caro. Un GMAO configurable suele cubrir la mayoría de los casos sin esos riesgos.
Con los mismos criterios objetivos para todas: facilidad de uso y adopción, idioma y soporte local, app móvil real, modelo de precios y qué incluye, importación de datos, configuración sin programar, indicadores y propiedad de los datos. Lo más fiable es pedir una demo con tus propios activos y flujos, no fiarte de listas de funciones.
No hay una respuesta única. Con muy pocos activos, una hoja de cálculo ordenada puede bastar de forma temporal. Cuando hay varios técnicos, preventivos recurrentes o varios centros, un GMAO especializado suele ofrecer el mejor equilibrio entre coste, adopción y control. El ERP encaja cuando la prioridad es integrar con finanzas y compras.